Nieuw hemodynamica en EFO-systeem MUMC+

Deze instrumentatie technici zijn drukdoende geweest de vaatkamers te voorzien van een nieuw hemodynamisch en elektrofysiologisch onderzoeksysteem. Inmiddels zijn alle vier de vaatkamers gereed. Lees wat Paul Bocken en Erik Brands uit het MUMC+ Maastricht te vertellen hebben over de aanbesteding, de voorbereiding en de uitvoering.

Waardegerichte aanbesteding

We hebben het PvE intern met elkaar vastgesteld. Daar waren meerdere partijen bij betrokken: afdeling Inkoop, key users, instrumentatietechnici en applicatie-specialisten. Een van de eisen was dat we tien jaar vooruit konden, en we hebben het nu zo geregeld dat de systemen een upgrade krijgen na vijf jaar. Er wordt tegen die tijd gekeken wat vervangen moet worden door wat er is aan nieuwe ontwikkelingen. Die ontwikkelingen gaan namelijk snel bij deze systemen.

We hebben dan ook gekozen voor een waardegerichte aanbesteding. Deze vorm van aanbesteding is zeer geschikt bij complexere systemen omdat het de vraag omdraait en laat zien wat er allemaal mogelijk is in de markt. Je zegt dus niet: dit willen wij hebben en wie kan dat leveren, maar je geeft aan wat je kaders zijn en vraagt dan wat er mogelijk is. Dit soort systemen ligt namelijk niet op de plank, het is maatwerk.

De aanbiedingen van de firma’s zijn zonder naamsvermelding en je kijkt dus zonder vooroordeel naar wat er geboden wordt. De beoordeling gaat met scorelijsten die alle betrokkenen apart invullen en de hele procedure is zo transparant mogelijk. Zo kwamen we uiteindelijk bij de leverancier uit die het beste scoorde. We waren ook erg gecharmeerd van hun onderaannemer. Dat bleek een marktleider te zijn.

Voorbereiding

Het is goed om te realiseren dat het vernieuwen van de vaatkamers 1,5 jaar aan voorbereidingstijd gekost heeft. En dat er in totaal, inclusief leveranciers, wel 20-25 mensen bij het projectteam waren betrokken. We werkten uiteindelijk heel planmatig met spreadsheets waar per dag in stond wat er moest gebeuren. Dat is nodig omdat er zoveel verschillende partijen bij betrokken zijn.

Wij werken hier nauw samen met de ICT

Wij werken hier nauw samen met de ICT, we zijn één afdeling en onze projectleider had ook een IT-achtergrond. Goede samenwerking is bij een project als dit echt nodig – SAP, servers, koppelingen en opslag van data – alles interacteert met elkaar.

Een voorbeeld: de aanbieder van het EFO-systeem bleek nog geen koppeling in het systeem te hebben met de patiëntgegevens, en dat wilden we wel. We hebben eerst gekeken naar hun eigen software, maar dat bood niet de oplossing die we zochten. Toen heeft de hoofdaannemer een oplossing bedacht vanuit het eigen IT-systeem. Door gebruik te maken van zogenaamde ‘closed order loop’ kan alle data met een generieke dicomviewer bekeken worden door de cardioloog, zodat deze goed voorbereid de patiënt kan spreken.

Uitvoering

We hadden per kamer drie dagen uitgetrokken voor installatie en dat is steeds op tijd gelukt: na drie dagen lagen er weer patiënten op tafel. Hoe goed we ons ook voorbereid hadden, in de uitvoering moesten we soms toch improviseren. Dat heeft gelukkig ook goed uitgepakt en niet voor vertraging gezorgd. Het was één, twee dagen installeren en op dag drie was het testen en kwam de firma de gebruikers instrueren. In de weken voorafgaand aan de installatie, was een e-learning aangeboden waarin alle medewerkers van de HKK de applicatie konden leren bedienen. Dit samen maakte de implementatie van het systeem eenvoudig.

Tijdens de voorbereiding bleek al dat op de kamers zelf de oude bekabeling vervangen moest worden door glasfiber. Dat was in de uitvoering wel spannend omdat die kabel onder de vloer doorliep. We wisten niet van tevoren of dat goed zou gaan en dus stond de man die de vloeren had gelegd al klaar om de vloer open te maken. Het bleek alle keren niet nodig te zijn. Het vervangen van de kabels ging supermakkelijk, het was iedere keer in een halfuurtje gefikst.

Terugkijkend waren het intensieve en lange dagen, we waren zo van 7:00 tot 21:00 in touw en tijd om mails te beantwoorden was er amper. Maar het was een mooie klus waarin we ook fijn technisch bezig zijn geweest. We kijken er al met al zeer tevreden op terug, en onze vaatkamers zijn nu het neusje van de zalm op het gebied van hemodynamica en EFO-registratie.

De volgende stap wordt het vervangen van de röntgensystemen. Maar het ultieme doel is om vijf geheel nieuwe vaatkamers te realiseren in de komende jaren.

Meer weten?

Neem contact op met Paul Bocken of Erik Brands: paul.bocken@mumc.nl - erik.brands@mumc.nl

(2021-04 | interview Floor Gerritsma | Foto: Appie Derks MUMC+)